In november 2023 heeft de Inspectie Jeugd en Gezondheid een routine-bezoek gebracht aan Meander om een studie te inspecteren. De keuze viel op een studie van de Hematologie, met Maarten Corsten als lokale hoofdonderzoeker.
Voorafgaand aan de inspectie kregen we het verzoek een overzicht te sturen van aantallen deelnemers aan drie studies waar Meander in participeert. Uit dat overzicht werd één studie gekozen. Bij een collega STZ-huis (Zuyderland) had de inspectie een
studie uitgekozen waarin geen patiënten waren opgenomen, wat mogelijk de reden was voor het opvragen van patiënt-inclusieaantallen.
Vervolgens kregen we het verzoek om van de uitgekozen studie het Investigator Site File, de gebruikte werkprotocollen (van alle meewerkende afdelingen) en alle correspondentie digitaal aan te leveren, uiterlijk twee weken voor het bezoek. Ook kregen we een suggestie voor een agenda voor het bezoek. Dat bezoek duurde drie dagen; twee inspecteurs voerden gesprekken met de onderzoeker, het researchteam Hematologie, de ondersteunende en deelnemende afdelingen en nog veel meer. Van de gekozen studie werd gecontroleerd of er documentatie was van processen, studieprocedures, delegatie van taken, scholing en communicatie. De Inspectie vond zeven bevindingen (waarvan vier ernstige), maar anders dan bij eerder bezochte STZ-huizen waren er geen kritische bevindingen. Gelukkig waren de Standaard Operating Procedures (SOPs) van de STZ allemaal opgenomen in Zenya en waar nodig voorzien van Meander specifieke bijlagen.
We moesten een plan van aanpak aanleveren voor de bevindingen en een lijst met feitelijke onjuistheden in het rapport. Daarna kregen we het definitieve rapport, waarin één van de ernstige bevindingen was afgezwakt tot bevinding. Het plan van aanpak werd goedgekeurd.
De bevindingen waren:
- Niet iedereen voldeed aan de opleidingseisen zoals die door de STZ zijn aangegeven (en waar wij ons aan moeten houden). Zo is er geen klinisch chemicus die de GCP-cursus heeft gedaan, en is een deel van de sub-investigators (degenen die de studie mede uitvoeren) niet GCP getraind. Ook was niet iedereen volgens de inspectie adequaat gedelegeerd. Alleen de hoofden van de ondersteunende afdelingen stonden op de delegation of duty log, en niet de personen die de taken daadwerkelijk uitvoerden. Wij hebben aangegeven dat wij de eisen van de STZ anders interpreteren, namelijk dat alleen het studieteam (researchverpleegkundigen of -medewerkers en de lokale hoofdonderzoeker) GCP geschoold moet zijn, en dat de andere medewerkers geschoold moeten zijn op studiehandelingen die ze uitvoeren, maar niet volledig GCP (Good Clinical
Practice). Dit werd geaccepteerd, maar we moesten dit wel in de Standard Operating Procedure verhelderen.
- *ernstig: Uit de onderhoudslog van apparatuur die voor de studie werd gebruikt, bleek dat er meer dan een jaar zat tussen twee onderhoudsbeurten. Daarmee is het onderhoud niet tijdig uitgevoerd. De (GCP) inspectie vond bovendien dat de
technische dienst alle apparatuur proactief moet controleren en dat de Meanderprocedure voor onderhoud van medische apparatuur dus niet goed genoeg is. Wij hebben aangegeven dat de procedure voldoet aan de wettelijke eisen en dat we nogmaals iedereen erop zullen wijzen dat apparatuur die volgens de sticker aan onderhoud toe is, weggebracht moet worden naar de technische dienst. De inspectie was niet helemaal te spreken over onze aanpak van dit probleem.
- *ernstig: Het proces van het melden van SAE’s is niet goed geborgd: een opname van een deelnemende patiënt kwam pas laat onder de aandacht van het researchteam. Deze opname was dus laat gemeld. Bovendien bleek uit de documentatie niet duidelijk of de onderzoeker op de hoogte was. Ten slotte
was naar aanleiding van het late opmerken van de opname een verbeteractie gedaan door het studieteam, maar die was niet goed gedocumenteerd in de studiemap. Wij hebben de verbeteractie van het studieteam in de SOP melden SAE opgenomen, wat inhoudt dat de melding van een SAE altijd via de mail wordt gemeld aan de lokale hoofdonderzoeker en dat die mail in het ISF wordt opgenomen. Daarnaast is afgesproken dat de noodzaak van het melden van opnames aan de hoofdonderzoeker wordt beschreven bij de studie in het EPD.
- *ernstig, maar afgezwakt in het definitieve verslag: Het proces van opslag en uitgifte van geneesmiddelen voor onderzoek buiten de apotheek was onvoldoende geborgd. Dit bleek een misverstand: er is wel een beschrijving van de procedure, maar die was per abuis niet aangeleverd. De inspectie had de
later aangeleverde stukken niet bekeken en er daarom geen commentaar op gegeven.
- *ernstig: De studiemedicatie wordt niet op nummer maar op naam uitgeleverd. Dit is niet wenselijk volgens de IGJ, omdat de medicatie mogelijk terug moet naar de sponsor en er dan persoonsgegevens worden gedeeld die niet gedeeld mogen
worden. De apotheek verschilt hierover van mening met de IGJ. De IGJ accepteert dat de apotheek de naam van patiënten op de medicatie zet, maar wil wel dat geborgd is dat de naam verwijderd wordt als de medicatie wordt teruggestuurd. Dat is nu opgenomen in de werkprocedure van de apotheek.
- Uit de stukken bleek niet dat de hoofdonderzoeker adequaat toezicht hield op de studie. Hij had bijvoorbeeld de eCRF nog niet afgetekend (dat doe je gewoonlijk als de patiënt volledig is ingevoerd, dus niet als de patiënt nog niet klaar is met de
studie) en de wekelijkse overleggen met het researchteam waren niet gedocumenteerd. We hebben aangegeven dat de controle wel plaatsvond, al was dat niet gedocumenteerd, en dat aftekenen later gebeurt. De inspectie ging hiermee akkoord.
- De kwaliteitscontrole op documenten en processen was niet
goed genoeg. Er werd namelijk een oude uitgeprinte studieprocedure gevonden bij één van de deelnemende afdelingen. Bovendien was er volgens de IGJ geen contract tussen de deelnemende afdelingen en de hematologie. Dat bleek te berusten op een gebrek aan verwijzing naar Castor SMS als locatie waar
een deel van de stukken werd opgeslagen. Daarnaast vond de IGJ het een probleem dat het researchteam ook open kasten gebruikte voor de studiedocumentatie. Dat mag niet: de mappen moeten in een dichte kast staan. Dat de ruimte wordt afgesloten wanneer er niemand is, deed niet ter zake. We
hebben aangegeven dat voor alle trialbureaus afsluitbare kasten zullen worden besteld als die nog niet beschikbaar zijn.
Ons plan van aanpak werd goedgekeurd en is grotendeels uitgevoerd.
Pieternel Pasker-de Jong
Adviseur wetenschap en hoofdredacteur Wetenschap In Meander
